财会电算化管理制度

2020-04-15 17:22:28    浏览次数:   

1.目的:为加强财会电算化管理管理,特制定本办法。

2.适用范围:本规定适用于公司及分子公司。

3.财会电算化软、硬件的购置

3.1电算化软件的购置、使用运行、升级换版、二次开发等,由公司财务部统一负责组织实施,并须符合下列条件:

3.1.1购入软件应进行可行性论证和设计,在充分考察适合公司情况的基础上,经财务主管领导批准方可添购;

3.1.2购入软件必须是经国家财政部统一鉴定合格的、且售后服务好和技术支持保障科技含量高的软件;

3.1.3未经批准不得使用外来软件(包括应用软件和系统软件);不准对购入软件进行随意修改,对外拷贝;

3.1.4二次开发软件要经公司财务部领导同意、财务主管领导批准后方可实施,且仅限于对原始数据的利用和深加工,不得修改原始数据。二次开发的软件应达至财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的相关要求。

3.2电算化硬件的购置

首先由财务部根据工作需要提出硬件需要量申请,再由公司信息部进行选型和市场价格调查的工作,选择性价比好,商品质量高的品种和售后服务好的商家签订合同,经公司领导批准后购置。

4.计算机上岗要求

4.1专职计算机操作人员经专门培训并取得合格证后才能上岗操作,兼职操作人员可逐渐达到这一要求。

4.2各财务部使用的计算机只能用于本公司,未经公司财务部批准不得对外使用。

4.3为保证系统的正常、安全运行,杜绝各种非法舞弊行为,防止造成系统内数据的破坏,保证数据正确性和运行效率,对上机操作人员规定:

4.3.1系统操作员、数量录入员、数据审核员由财务负责人根据业务需要确定;

4.3.2系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及其他由财务负责人批准的有关财会人员,有权上机操作本人权限范围内的财务运行系统;

4.3.3与业务无关人员及脱离会计岗位的人员不得上机运行财务系统。

4.4严格操作规则

4.4.1原始凭证需经有关领导审核,并按有关财经法规填制记帐凭证,凭此进行账务处理;

4.4.2记帐凭证必须经专职审核员审核后才能录入微机。数据录入人员应严格按照凭证输入数据,不得擅自修改凭证数据,如发现差错,应在输入计算机前及时反映给凭证编制人员或系统管理员。已输入计算机的数据,在登帐前发现有错,可按凭证数据进行修正。如在登帐之后发现有错,必须另做凭证,以红字冲销,录入计算机。最后由复核员调正,并在机内签字,记帐才能进行;

4.4.3当月机内数据必须全部记帐完毕,方可由指定人员进行结帐;

4.4.4除了系统维护员之外,其他人员一律不得直接打开库进行操作,不得随意增删修改数据、源程序和库文件结构;

4.4.5出纳人员、软件开发人员不得担任现金和各类银行帐的原始数据录入工作,更不允许进行系统性操作;

4.4.6系统软件、二次开发的文档资料,均由财务负责人指定专人保管,未经许可不得擅自复制、修改和出借;

4.4.7存档的数据软盘、帐表、凭证各文档资料等,由档案管理员按规定进行复制、核对、保管;机内数据必须每天双备份;月未根据需要将明细帐打印归档(如现金、银行存款、结算中心往来帐等),年未必须将当年所有的明细帐打印出装订成册归档;

4.4.8系统维护人员必须按有关的维护规定操作;

4.4.9各操作人员在上机时,应认真登记姓名、系统时间、业务时间等。操作员必须对自己的登机口令保密,以便帐务系统自动对其上机操作进行流水登记,财务部负责人定期检查此上机记录,以作为责任划分的依据;操作人员必须严格按操作权限操作,不得越权或擅自上机操作;必须认真登记凭证数据摘要及有关附件信息,保证会计信息的全面完整;

4.4.10每次上机完毕,应做好所需的各项备份工作,以防止发生意外事故;

4.4.11严禁使用来历不明的软盘或光盘上机操作,严禁非法拷贝工作,外购软盘使用前必须先进行防病毒的检查。

5.软件升级的审批程序

5.1由系统管理员根据工作需要提出软件升级申请报告。

5.2公司财务部经理审查申请报告、信息部论证其可行性、公司分管领导审批。

5.3原程序清单存档。

5.4手续完备后,实施软件升级。

5.5软件升级后使用变更通知。

5.6进行软件升级后的'试运行。

5.7根据运行的情况总结并升级文档资料。

5.8发出软件升级后正式运行通知。

5.9软件更新后的备份与定稿的文档资料一同存档。文档主要包括以上修改或更新的提请人、审批人、维护人的姓名,维护时间,修改时间,修改的原因,修改的内容,修改后的现状等。

6.财会电算化档案管理

财会电算化档案主要是打印输出的各种帐簿、报表、凭证,存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。档案管理的任务是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。电算化财会档案一般包括以下内容:

6.1会计凭证、会计帐簿、会计报表是记录和反映经济业务的重要史料与证据,财务部必须加强会计档案管理工作的领导,建立健全会计档案的立卷、保管、调用及管理制度。

6.2记帐凭证由人工统一登记编号,经审核人员审查后录入微机。定期汇总,按类装订成册,专人保管,帐表必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。

6.3每月形成的帐簿、报表都应按月打印,按科目、类别立卷,装订成册,年底送财务部档案室集中管理。

6.4会计档案一律以纸质形式保存,同时以磁质形式保存会计档案,磁质档案一般应保存2到3份,保存时限至少为五年。其他各类文档的保存期限及销毁手续,应按《会计档案管理方法》的规定保管期限进行保管。

6.5会计档案必须做到妥善保管,存放有序,方便查找,备份软盘应贴上保护标签,标签信息完整,字迹信息完整,字迹清楚,必须用钢笔填写。存放在安全、清净、防热、防潮的场;同时,严格执行保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。

6.6会计档案为本单位积极提供利用;向外单位提供利用时,档案原则上不得借出,如有特殊,需经公司财务部经理批准,并应记录下调用人员的姓名、调用内容、归还日期等,并按期归还,且不得拆散原册。

6.7对于违反上述档案 管理或保密规定,以及任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、软盘等的行为将进行严肃处理。

7.财务部会计电算化岗位设置及工作职责

7.1会计人员

会计人员应孰悉分工负责的核算业务,既能进行手工核算的会计处理,又能适应会计电算化工作要求。其职责范围除会计法、财政部有关规定外还包括:编制会计凭证应符合财务制度的要求,做到经济业务处理合法完整、数据正确,摘要简明规范,编码完整,符合会计电算化有关细则的规则等。

7.2系统管理员

系统管理员应精通本单位的财务和会计业务,具备一定的计算机知识,熟悉本单位在用系统,由财务部负责人担任。主要对系统总的运行情况负责,协调财务部内外有关电算化的工作关系,处理临时出现的问题。主要职责有:

7.2.1负责电算化系统日常管理工作,监督并保证系统的有效、安全、正常运行,在系统发生保障时,应及时监督、组织有关人员恢复其正常工作;

7.2.2负责组织系统各有关资源(包括设备、软件、数据及文档资料等)的调用、修改和更新的计划;提出更新软件或修改软件的需求报告。

7.3系统操作员

操作员有权进入本公司电算化系统并调用系统全部或部分功能。操作员应熟悉单位财会业务,同时有较熟悉的计算机操作及数据库知识,熟悉在用系统的使用,操作员一般由经过计算机和会计两类培训的专业人员担任,对整个系统安全正常进行负责。其主要职责包括:

7.3.1严格按照系统操作说明进行操作;

7.3.2负责系统维护操作,包括各种环境库的修改和更新操作;

7.3.3负责各类数据的备份和存档;

7.3.4系统操作过程中发现故障,应及时报告财务负责人和信息部,并做好故障记录及上机记录等;

7.3.5当天的帐数据,当天登录,登录后打印出当天的帐表,做到日日清;

7.3.6月底打印系统所有的明细帐、总分类帐和会计报表,以及自动转帐凭证;

7.3.7负责领导交办的其他工作

7.3.8系统操作员是系统运行中的关健人员,不能由系统开发人员担任,不准调用自己权限内的功能。

7.4数据录入员

数据录入员负责录入已审核的手工凭证或其他原始数据。数据录入员应对会计业务知识。有一定的了解,有简单的计算机操作知识,能熟练地录入有关数据。其一般由经过打字训练的会计人员担任,对录入数据的正确性负责。职责一般包括:

7.4.1检查专职会计人员提供的数据的审批手续,对非法数据不得录入;

7.4.2严格按照专职会计人员提供的数据进行录入,录入完毕进行自检核对,核对无误后交数据审核员复核;

7.4.3在输入过程中,如发现输入凭证有疑问或错误时,应及时向系统管理员或有关专职会计人员反映,不得擅自作废或修改;

7.4.4发现输入数据与凭证数据不符时,应按凭证数据予以修正;

7.4.5每次数据录入结束后,应及时做好数据备份;

7.4.6日记帐输入应做好日清月结;

7.4.7注意安全保密,各自的操作口令不得随意泄露,备份数据应妥善保管;

7.4.8、操作过程中发现问题,应记录故障情况并及时向系统管理员报告;数据录入员不能由系统开发人员担任。

7.5数据审核员

数据审核员负责录入数据和输出数据的正确性审核工作。数据审核员应熟悉本单位的会计业务和全面的会计业务,一般应由符合条件的会计人员担任,其职责主要包括;

7.5.1负责输入数据凭证的审核工作,包括审核各类代码合法性、摘要规范性和数据的正确性等;

7.5.2负责输出数据正确性的审核工作;

7.5.3对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还有关人员更正、补齐,再行审核;

7.5.4对于不符合要求的凭证和不正确的输出帐表数据,不予签章确认。

7.6系统维护员

系统维护员是指负责系统运行管理与维护的工作人员。系统维护员应有一定的计算机知识、会计业务知识,应能熟练地编制程序,应了解所用软件的结构。系统维护员可由软件开发人员或相应的合格人员担任。其主要职责包括:

7.6.1定期检查软件、硬件设备的运行情况;

7.6.2负责系统的安装和调试工作;

7.6.3按规定的程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护。系统维护员由于熟悉所用的软件数据结构和安全性防范措施,所以不能从事数据录入、复核等系统的任何操作权限使用工作。

7.7档案管理员

档案管理员负责保管各类数据和帐表,一般应由具备一定计算机常识,如软盘的使用与保护等,具有较强的责任心的会计人员担任。其主要职责包括:

7.7.1负责系统的各种开发文档、各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证资料的备份和存档保密工作;

7.7.2做好各类数据、资料、帐表、凭证的装订存档和安全保密工作,不得擅自出借;

7.7.3按规定期限,向各类有关人员催交备份数据、存档数据、手工凭证和原始凭证。

8.硬件管理制度

8.1计算机局域网由公司信息部统一管理,财务系统归财务部专用。其他公司查询数据须经财务部主管批准后由财务人员根据要求提供。财务部计算机分别由专人负责,主要职责为上、下班及停电时开机、关机、防尘、清洁等日常保养,软硬件出故障及时向系统管理员汇报。如因事外出必须委托他人代管。

8.2计算机未经批准不得搬离或任意挪位,各种资料、软件一律不得带离单位。

8.3未经许可严禁修改硬盘储存内容,不准备擅自拆开计算机及修改计算机有关软硬件参数设置。

8.4不准擅自改变上机内容或运行未经批准的软件。

8.5计算机配置专门的动力电源,每台终端配置不间断电源。停电后必须3一5分钟内存盘正常退出并关闭UPS电源,人员离开时必须关闭计算机、打印机、UPS和总电源。

8.6 UPS电源不得插接除主机以外的设备,如打印机、电风扇、电热瓶等。

8.7计算机硬件故障请保持现场,并向系统管理员汇报,由系统管理员安排人员进行排除,不得自行拆开处理。

8.8开机顺序:总电源一UPS 电源一外围设备(打印机、显示器)一主机。关机顺序和开机相反。

8.9系统管理员必须在全部终端都正常退网才关闭服务器。

8.10严禁在计算机上打电子游戏。

8.11外来及新购磁盘、光盘必须先进行防病毒检查方可上机。

8.12未经批准不得使用外来软件(包括应用软件和系统软件),不准对机内软件或系统配置随意修改。

8.13注意数据的定期备份,所有软盘都加上写保护,并有规范的标签。

8.14经常对计算机和软盘进行病毒检测,并不定期作好杀病毒软件的升级工作。

8.15各操作员每次对更新数据必须及时备份,月末结帐后磁质、纸双备份。

8.16财务部各种资料、磁盘、软件一律不得带离办公室,对外(包括公司其他公司)提供数据必须经财务部经理审批。

8.17计算机开机口令和财务操作员口令需不定期更改,各操作员必须对自己所掌握的口令严格保密,不得对外泄露。

8.18各操作应严格权限操作,不得泄露、打听他人有关操作口令,不得以他人名义上机登录,更不得试图获取不属于自己职责范围内的资料数据。系统管理员根据上机记录核对,作为工作检查依据。

8.19硬件的购置、维护、维修等按公司规定执行,违反上述规定造成设备损坏,由责任者照价赔偿;造成数据毁损或泄密者,财务部将视情况对责任者予以处理。

9.附则:

9.1本制度由公司财务部负责解释。

9.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

9.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。

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