行政公文的写作技巧

2020-04-15 17:01:40    浏览次数:   

  行政公文,是公务文书的简称,是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体, 具有其它文体所没有的权威性,有法定的制作权限和确定的读者,有特定的行文格式(注意:比模式更进一步)并有行文规则和办理办法。 我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。

公文写作的要求很高,尤其是要求起草者具有工作实践的基础,懂得工作中许多微妙的关节,而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一:要根据所反映的客观实际需要,二:要符合明晰、 确切、简练的标准,三:要根据具体的语言环境, 为避免上下文重复而选择不同的词语,注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语,少用形象和描绘性词语和口语,不用方言土语,十分规范。 

需要特别提出公文结构用语。一是开头用语, 用来表示行文目的、依据、原因,伴随情况等。如:为(了)、关于、由于、对于、根据、按(遵、依)照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如:为要(荷、盼)、是

荷、特此通知(报告、函告)等。 三是过渡用语。如为(对、因、据)此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如:经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称:我、本;第二人称:你、贵;第三人称:该。等等。 

国家行政公文有12类13种,即命令(令);议案;决定;指示;公告、通告;通知;通报;报告;请示;批复;函;会议纪要。 

公文主文结构,是指除了公文格式(外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置)之外的公文核心部分。 

这一部分的写作,是公文写作的难点。

一、 标题 

1. 规范式:三部分,即:发文机关+事由+文种 

――用于重要、庄重的公务 

2. 灵活式 

a 二部分:一是发文机关+文种 

(以上标题下可加时间) 

二是事由+文种 

三是“转发+始发机关及原通知标题” 

b 一部分:只有文种 

――常是不大重要的公务,带周知性 

带发文机关的标题下面如写发文时间,则须用括号,公务须是重大的、庄重的。文

后不写落款及时间。 

二、 正文 

1.主送机关 (面向机关全体人员或者社会群体的,公务是周知的、重大的,常常不写;注意工作实际中组织关系) 

2. 正文 

a. 原由:一是依据: 

情况:叙述时间、单位、地点、人物和事件等; 常用“目前…”类时间状语 ;简介人物及事迹 

文件: 常用“根据…”;往往是一句话 

意义:议论:常用“是…” 

作用 :常用“将使…” 

二是目的:常用“为…” 

原由部分可省略,或只省略依据、目的之一。 

b 事项:(内容多而重要的分条列项即列出层义,或用小标题 或用句子表达) 

1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系,独立性强,但共同为 

说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广,条理性强。 

并列式内容之间的序码可用数字式,也可用分段式;段中并列的内容可用数字、分号(;),也可用句子并列式。 

要求重轻有

序:重要的放在前边,依次类推。 

2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进,每一部分也不可缺少,前后顺序 

也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密,能说明问题。 

在一篇公文中,两种方法可以互相交叉,即以一种方法为主,在某一部分即某一层次中用另一种方法。 

注意:自此以下常运用序码。顺序是一、(一)、1、(1)共四层。 

不重要内容分项可用分段甚至加分号(;)的形式。 

c 结尾:(可以不要)常见有: 

一是各文种专用语如:“请予批准”、“特此通知”等。 

二是希望、号召类。 

从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中常用的模式化如下。 

请示模式 

请示是向直接上级请求指示、批准的公文。 必须事前行文,一事一文。上级应在一定的时限内批复。 

【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。 如:《×××学校关于创办<校园文学>报的请示》。可以省去发文机关。 

【主送机关】接受请求的直接上级机关,在标题下面一行顶格写起

。 

只写一个,如需同时送其它机关, 应用抄报(在文末左下角写明)形式。 

【正文】1.请求缘由。一写情况依据(往往用“目前”开头),二写目的说明(用“为...”开头)。 

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